コンベンション業務（学術大会・セミナーなどの企画・運営）
よくある質問 Q&A
- Q業務委託を考えていますが、何からどのように始めれば良いですか？
- Aまずは、お客様のご要望やお困りごと、現状、概算予算などをお聞かせください。ご予算の中で、可能な限りご要望に沿ったお見積りを作成いたします。
ご相談や見積作成費用は無料です。「これは頼めるかな？」と思うようなことでも、どうぞお気軽にお問い合わせください。
- Q学術大会やセミナーを開催するには、 どれくらい前から連絡すればよいですか？
- Aお見積りやご相談は、どの計画段階からでも承ります。
お問い合わせいただいた内容やご要望をもとにスケジュールと予算案を作成いたしますので、ご不明な点や確認事項などをお聞かせください。今後の流れやイメージが具体化するよう、資料の修正や内容の練り直しを行います。
準備期間が短い案件でも、まずは一度ご相談ください。
- Q対応エリアは決まっていますか？
- A全国どこでも対応いたします。
弊社では、原則的に同じスタッフが一貫して業務を担当し、お客様のご要望やご意向を社内で共有しながら業務を行っています。通常業務はメールと電話で行うことがほとんどですが、必要に応じてお伺いもいたします。
実際に、全国各地からさまざまな業務のご依頼をいただいております。
- Q同業他社と比較したときの強みは何ですか？
- A学会業務とコンベンション業務を同じ会社で行っているため、チームとして一案件に携わることができます。
また、弊社では営業専任者を置かず、業務に携わるスタッフが直接担当いたします。
的確な人員配置や設備投資を行いつつ、保有資産を最低限におさえることで、低コストかつ効率的なサービスの提供を実現しています。
- Q学会業務とコンベンション業務を一括でお願いするメリットは何ですか？
- A業務を一括でご依頼いただきますと、お問い合わせ窓口や、WEBシステム（会員管理、演題登録、事前参加登録など）の一元化により、円滑な運営が可能です。
また、業務担当者間の情報共有がより緊密になり、作業の効率化やコストの削減にもつながります。
- Q個人情報の管理はどのようにされていますか？
- A弊社では、個人情報の適切な保護を実現するためにプライバシーマークを取得しており、「個人情報保護方針」を定めています。この方針に基づき、適正な安全対策を講じるとともに、定期的に社員教育を実施しています。
お客様の大切なデータは、万全な災害対策・セキュリティ対策が施されたデータセンターにて厳重に管理し、データ操作のログ管理や不正アクセスの検知、不測の事態に備えて毎日バックアップを行うなど、さまざまな角度から安全対策を行い、個人情報の漏えい・滅失の防止に努めています。
- QWEB応募フォーム構築やシステムの運用代行は可能ですか？
- A可能です。
簡単な申込フォームから、会員管理や選挙投票などの複雑なシステムまで、幅広く構築しています。
学術大会の運営に関わる各種システム（演題登録、事前参加登録、査読、セミナー受付、抄録集購入など）も自社で開発しておりますので、ご要望に沿った項目の追加や変更など柔軟、迅速な対応が可能です。
また、構築だけではなく、システム運用に伴い発生する事務業務（問い合わせ対応、入金確認、参加者リスト作成など）の代行も承っております。
