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コンベンション業務(学術大会・セミナーなどの企画・運営)

業務の流れ

※ 大会業務を総合的にご依頼頂いた場合の基本的な業務の流れです。

企画
  • 収支予算案の作成
  • 会場使用の提案
  • 業務スケジュールの組立
事前準備
  • 財務
    • 口座管理、予算管理
    • 規模に応じた運営、会場使用方法のご提案
    • 寄付金、補助金の申請手続き
    • 広告、展示会、共催セミナー等に関する企業との調整
  • 広報
    • 印刷物の作成(ポスター、チラシ、封筒、抄録集)
    • ポスター、チラシの発送先のご提案
    • ホームページの作成、更新管理
    • ご予算に応じた広報活動のご提案
  • 参加者との連絡調整
    • 講演者への抄録依頼、宿泊交通の手配
    • 海外講師との連絡調整、ビザ申請書類作成
    • 演題登録の受付、管理
      (UMINの他、弊社作成のシステムもご利用いただけます)
    • 参加登録の管理
      (クレジット決済可能な、弊社作成のシステムをご利用いただけます)
    • 全般的な問い合わせ対応
  • 協力会社との連絡調整
    • 会場との調整、図面作成
    • 映像機材、看板装飾、備品手配の管理
    • 旅行会社との連絡調整、宿泊、交通の手配依頼
    • ケータリング関連の発注、提案
    • 運営スタッフの手配
  • スケジュール運営管理
    • 業務内容の洗い出し・分析
    • スケジュール案の作成・進行管理
    • 当日運営マニュアルの作成
当日運営
  • 運営スタッフへの業務説明、管理
  • 企業展示会場の設営、管理
  • ポスターパネル、看板装飾の設置
  • 映像、収録機材の手配
  • 会場の開場・施錠の管理
  • 警備員の設置
事後処理
  • 決算報告書の作成(会計士による監査報告書付き)
  • 謝礼金など源泉の納付
  • お礼状の作成、発送
  • 講演内容収録データのWEB上での公開
    (講演者の同意を得られたもので、会員専用ページ内でのみ配信、等)
  • 参加者アンケートの集計、報告


有限会社 あゆみコーポレーション 〒550-0001 大阪市西区土佐堀1丁目4-8 日栄ビル703A
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